Правила ведения собрания

Содержание

Правила проведения общего собрания членов ТСЖ

Правила ведения собрания

Общее собрание членов ТСЖ – ключевой способ управления товариществом. Именно от принятых на нем решений зависит качество проживания в жилом доме. Как правильно провести собрание и оформить итоговый протокол, чтобы решения были законными и обязательными для всех, а также некоторые другие нюансы, далее.

Зачем нужно проводить собрания ТСЖ

Ежегодно заседание жителей ТСЖ проводится для утверждения отчета по доходам и расходам за прошедший год и определения финансового плана на следующий. Основная цель – обсуждение важных вопросов по управлению домом. При возникновении ситуаций, требующих оперативного решения, организовываются внеочередные совещания.

Рассмотрим, какие темы обычно поднимаются на собраниях жильцов:

  • обсуждаются реорганизационные вопросы;
  • утверждается новый устав товарищества собственников или вносятся изменения в действующий;
  • выбираются члены ревизионной комиссии, правления, назначается председатель и другие уполномоченные лица организации, устанавливаются их права и обязанности;
  • определяется размер коммунальной платы и других взносов на содержание дома;
  • устанавливается порядок формирования спецфондов (резервного, капремонта);
  • обсуждаются суммы, условия и необходимость кредитования дома;
  • обсуждается, на что можно направить сумму прибыли, полученной от деятельности ТСЖ (например, при сдаче в аренду);
  • утверждается годовой отчет по сбору и расходованию средств за прошедший год;
  • обсуждается план необходимых мероприятий на следующий календарный год;
  • рассматриваются жалобы членов товарищества;
  • согласовывается сумма вознаграждения для членов правления ТСЖ и председателя;
  • утверждаются внутренний распорядок и должностные инструкции для сотрудников организации и другие внутренние документы;
  • рассматриваются вопросы, которые относятся к ведению правления ТСЖ при необходимости.

НЕОБХОДИМО ЗНАТЬ! Круг вопросов, решение которых зависит непосредственно от собственников ТСЖ, чрезвычайно широк и затрагивает все сферы деятельности организации.

Основные формы проведения

Многоквартирные дома объединяют в себе большое количество жильцов, собрать всех для участия в заседании – нелегкая задача. Для преодоления этой трудности предоставлен выбор того, в какой форме будет проведено собрание ТСЖ:

  • Совместное присутствие. Проводится как обычное заседание при предварительном согласовании времени и места с последующим составлением итогового протокола и реестра участников.
  • Заочная форма. При невозможности провести очное заседание (например, мало участников), рекомендовано назначить заочное ание в ТСЖ. Устанавливаются сроки, в которые участниками заполняются голосующие бюллетени, а затем передаются для подсчета . В форме заочного ания удобно проводить собрания в домах с большим количеством квартир.
  • Очно-заочная форма. Для ее использования ранним решением членов ТСЖ необходимо установить возможность использования системы ГИС ЖКХ (п. 3 ст. 47 ЖК РФ). Владельцы недвижимости проводят заочное ание с использованием интернета после личного обсуждения всех актуальных вопросов.

ВАЖНО! На заполнение бюллетеней при заочном ании отводится несколько дней, чтобы все собственники могли ознакомиться и проать. Решения владельцев, переданные после установленной даты, не могут участвовать в ании.

Проводим собрание ТСЖ по закону

Ст. 46 Жилищного кодекса РФ устанавливает порядок проведения общего собрания собственников ТСЖ, а значит его соблюдение является важным условием для законности выводов и решений.

Прежде чем непосредственно провести сбор членов товарищества, необходимо основательно подготовиться. Особое внимание требуется уделить составлению итогового протокола и прилагающихся к нему документов.

Все бумаги должны быть подписаны и при необходимости скреплены печатью организации.

Подготовительный этап

На этом этапе происходит определение вопросов, которые будут обсуждаться собственниками жилья и выноситься на ание. На обязательных мероприятиях, связанных с подготовкой общего собрания:

  • Формулируются проблемы, которые требуют обсуждения.
  • Решается, в какой форме будет происходить заседание, назначаются время и место проведения. Если собрание заочное, утверждается конечная дата принятия заполненных бюллетеней.
  • Определяются потенциальные кандидаты в члены правления или в должностные лица ТСЖ.
  • Проверяется реестр членов товарищества и рассчитывается доля каждого участника.
  • Подготавливается вся необходимая документация (бланки ания, списки участников, объявления, сметы, отчеты и т. д.). Если планируется обсуждение расходов на следующий год, прикладывается пример годового плана.
  • Распространяются среди потенциальных участников информационные сообщения о назначенном собрании. Срок распространения извещений – не позднее 10 дней до даты заседания.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Информационные извещения о планируемом собрании направляются заказными отправлениями или под роспись передаются каждому члену ТСЖ. Распространяет извещения лицо, созывающее такое собрание. Чтобы не было испорченных или неправильно оформленных бюллетеней, можно приложить для жителей образец заполнения документов.

Проведение собрания

Заседание считается состоявшимся при соблюдении условия кворума. Другими словами, законным будут только те решения, которые приняты собственниками, чья суммарная доля более 50%. Если при регистрации участников выяснится, что кворума нет, заседание не проводится и назначается повторно.

Собравшимся участникам после регистрации раздаются бюллетени для ания и разъясняется порядок проведения собрания.

Для ведения собрания из числа явившихся выбирают председателя и секретаря, а также жителей, которые будут производить подсчет результатов.

Собравшиеся один за другим обсуждают запланированные вопросы и голосуют по каждому из пунктов. Результаты объявляются счетной комиссией по каждому вопросу повестки дня.

ВАЖНО! Для исключения возможности оспаривания принятых решений необходимо точно соблюдать процедуру и внимательно заполнять документацию.

Оформляем протокол правильно

Протокол общего собрания членов ТСЖ является важным документом, оформляющим итоги заседания. Правила его заполнения установлены приказом Министерства строительства и ЖКХ от 25.12.2015 № 937/пр. Условно протокол можно разделить на вводную и основную части. Обязательные сведения, которые необходимо указать в документе:

  • порядковый номер;
  • дата проведения заседания;
  • адрес местонахождения многоквартирного дома;
  • ФИО председательствующего, секретаря и лиц, входящих в счетную комиссию;
  • численность лиц, участвовавших в ании (прикладывается реестр участников);
  • количество членов ТСЖ (общее и голосующее);
  • размер общей площади помещений дома;
  • сведения о вопросах, разрешение которых необходимо;
  • информация о наличии кворума.

ВАЖНО! Все вопросы для ания должны иметь четкую и понятную формулировку. Разночтения и сложности в толковании не допускаются.

Образец протокола общего собрания ТСЖ можно скачать здесь. Оформлять протокол заседания следует внимательно и аккуратно. Желательно вести фото или видеофиксацию заседания.

Рекомендуется подсчет не с помощью поднятых рук, а используя бланки для ания. Этими правилами не стоит пренебрегать, если собравшиеся заинтересованы в том, чтобы решения стали обязательными для всех.

Протокол заседания правления ТСЖ заполняется по аналогичным правилам.

В тексте протокола указывается, где хранится оригинал, чтобы желающие могли с ним ознакомиться. Бумаги прошиваются и подписываются лицами, участвовавшими в заседании и ании.

Поскольку официально установленной формы итогового документа не установлено, а правила заполнения только рекомендуются, каждое товарищество может адаптировать образец под свои потребности, но с соблюдением обязательных условий.

Что нужно сделать после собрания

О решениях, принятых на совещании жителей, информируются все заинтересованные лица. Это происходит через публикацию протокола собрания на сайте товарищества, а также с помощью информационных досок дома. К протоколу прилагаются документы, подтверждающие правильность выводов, а также то, что собрание состоялось:

  • Реестр владельцев недвижимости.
  • Образец уведомления о назначении собрания ТСЖ.
  • Документы, свидетельствующие о получении предварительных извещений владельцами жилья.
  • Регистрационный список участников.
  • Доверенности на представителей, участвующих от имени собственников.

Проведение заседания и составление итогового протокола – ответственное мероприятие, требуется сделать все по закону. Протокол заседания можно оформить в свободной форме, а обязательные данные нужно указать точно и полно.

Небрежность в документации приводит к судебным спорам по поводу законности принятых заключений. Невыполнение требований к оформлению документов может повлечь признание итогов заседания недействительными или незаконными.

Ниже можно оставить комментарии о собраниях, проводимых в вашем ТСЖ, задать вопросы или обсудить нюансы заполнения протоколов.

Источник: https://zen.yandex.ru/media/urist/pravila-provedeniia-obscego-sobraniia-chlenov-tsj-5a77ed599b403c064e9f227e

Инструкция по проведению общего собрания собственников

Правила ведения собрания

Общее собрание собственников помещений в МКД, согласно ч.1 ст.44 Жилищного Кодекса РФ, признаётся органом управления домом. Общее собрание проводится для того, чтобы управляющая компания вместе с собственниками жилья смогла обсудить ряд злободневных вопросов и проблем повестки дня путём ания и принятия решений.

Общее собрание собственников жилья может быть проведено в трёх формах (ст.44.

1 ЖК РФ):

  • очного ания – в присутствии собственников помещений в доме для обсуждения вопросов повестки дня и принятия решений по вопросам, поставленным на ание;
  • заочного ания – посредством опросного листа, если собрание в очной форме не состоялось из-за отсутствия кворума (ч.1 ст.47, ст.47.1 ЖК РФ).
  • очно-заочного ания – с использованием системы ГИС ЖКХ (ч.3 ст.47 ЖК РФ). Решение об использовании ГИС ЖКХ при проведении ОСС в форме заочного ания принимается общим собранием собственников помещений (п.3.2 ч.2 ст.44, ч.1 ст.47.1 ЖК РФ).

Очно-заочное ание

Когда и для чего нужно проводить ОСС в форме очно-заочного ания собственников? Ведь для этого есть отдельные формы очного и заочного ания. Всё дело в том, что обе эти формы не всегда приносят результат, поскольку зачастую просто не набирается кворум для принятия важных решений на общем собрании собственников жилья.

Очно-заочное же ание совмещает в себе обе формы проведения ОСС и позволяет очно обсудить вопросы повестки дня и принять по ним решения, а также передать решения собственников жилья путём заочного ания в установленный срок по адресу, указанному в уведомлении о проведении мероприятия (ч.3 ст.47 ЖК РФ). Подробнее об этом читайте в нашей статье.

Это удобно тем, что если на очной части ания не набрался кворум для принятия решений по поставленным на повестку дня вопроса, то его можно добрать посредством заочного ания.

Особенно актуальна очно-заочная форма ания собственников жилья при рассмотрении вопросов повестки дня, по которым требуется принимать решения 2/3 собственников помещений в МКД (п.п. 1.

1-1, 1.2 ч. 2 ст. 44 ЖК РФ). 

Шаг 1. Анонс

Любое ОСС начинается с анонсирования мероприятия и созыва собственников жилья на него.

Напоминаем также, что обязательно во втором квартале каждого года должно проводиться годовое общее собрание (ч.1 ст.45 ЖК РФ).

Кроме него по инициативе управляющей компании, собственников жилья или инициативной группы в МКД могут собираться внеочередные ОСС (части 2, 6 и 7 ст.45, а также п.8 ст.148 ЖК РФ).

Шаг 2. Подготовка

Сформулируйте повестку ОСС, определитесь с формой ания (очная, заочная или очно-заочная). При очно-заочном проведении ания повестка дня должна быть единой для обеих форм.

Для проведения очной или очно-заочной формы ания выберите время и место проведения ОСС для обсуждения вопросов. Подготовьте информационное сообщение о проведении общего собрания собственников жилья (Приказ Минстроя №411/пр от 31.07.2014 года). Также вам понадобятся бланки протокола ОСС, реестр собственников помещений в данном МКД, формы решений по вопросам повестки дня.

Шаг 3. Оповещение

Вы должны оповестить каждого собственника помещения в данном многоквартирном доме посредством письменного уведомления под роспись, направления в его адрес заказного письма или размещения на информационной доске в доступном для всех жильцов месте за 10 дней до даты проведения общего собрания (ч.4 ст.45 ЖК РФ).

В сообщении о проведении ОСС должна быть полная и достоверная информация об инициаторе проведения общего собрания, форме ания, дате, месте и времени проведения мероприятия.

Уведомление также должно содержать в обязательном порядке вопросы повестки дня, порядок ознакомления участников с информацией и материалами, которые будут представлены на мероприятии.

При проведении общего собрания в форме очно-заочного ания в сообщении, кроме того, потребуется указать дату окончания приёма решений собственников жилья, место или адрес, куда следует направить эти решения (ч.5 ст.45 ЖК РФ).

При проведении ОСС в форме очно-заочного ания с использованием ГИС ЖКХ в уведомлении дополнительно необходимо указать сведения об администраторе ОСС (наименование – для юридических лиц и ФИО – для физических лиц). Помимо этого указывается место и фактический адрес, дата и время начала и окончания ания, процедура и порядок приёма администратором ОСС письменных решений собственников жилья по вопросам повестки дня (ч.4 ст.47.1 ЖК РФ).

Очно-заочная форма ания собственников жилья предполагает как очное, так и заочное ание, поэтому в сообщении о проведении общего собрания нужно обязательно указать 2 даты : начала очного ания и время, до которого принимаются решения собственников, голосующих заочно. Обе даты назначаются за 10 дней до того, как собственники жилья получат уведомления.

Последовательность очной и заочной части очно-заочного ания не определена, поэтому обе формы могут проводиться как последовательно, так и параллельно, или даже одна форма может находиться «внутри» другой. Последний вариант возможен, если дата начала приёма заочных решений установлена раньше времени очного собрания, а дата окончания приёма заочных решений, соответственно, позднее даты очного собрания.

Шаг 4. Проведение

При проведении общего собрания в форме очно-заочного ания, участникам должна предоставляться возможность обсуждения вопросов повестки дня и сдачи бланков ания в установленный срок в место или по адресу, указанному в уведомлении (ч.3 ст.47 ЖК РФ).

Голосование с использованием ГИС ЖКХ осуществляется собственниками помещений в МКД лично с указанием решения по каждому вопросу повестки дня в электронной форме. Также возможен вариант передачи решения администратору ОСС в письменной форме до даты и времени окончания ания (ч.6 ст.47.1ЖК РФ).

Решения ОСС по вопросам повестки дня принимаются большинством от общего числа собственников жилья, принимающих участие в собрании (ч.1 ст.46 ЖК РФ). Исключение составляют решения, которые принимаются большинством не менее 2/3 от общего числа собственников помещений в МКД (пп.1 – 3.1 ч.2 ст.44, ч.1 ст.46 ЖК РФ).

Шаг 5. Оформление результатов ания

Решение ОСС оформляется протоколом (ч.1 ст.46 ЖК РФ). При очно-заочной форме проведения собрания очные и заочные голоса суммируются, поэтому протокол ОСС оформляется один.

Решения и протокол ОСС являются официальными документами, удостоверяющими факты, влекущие за собой юридические последствия для собственников помещений в МКД в виде обязанностей по содержанию общего имущества в данном доме.

Все решения и протокол ОСС должны быть обязательно размещены в ГИС ЖКХ инициатором собрания.

Протокол ОСС должен содержать дату, место и время проведения общего собрания и подведения итогов, повестку дня, наличие кворума, количество “За”, “Против” и “Воздержался” по каждому вопросу. Пока утверждённой формы протокола нет, но есть проект Приказа Минстроя по оформлению протоколов ОСС.

Протокол ОСС подписывается председателем и секретарём общего собрания, а также членами счётной комиссии (п.22 разд.6, п.15 разд.7 Методических рекомендаций, утверждённых Приказом Минстроя РФ №411/пр от 31.07.2014 года).

Независимо от формы ания в решении собственников жилья по вопросам повестки дня на ании должны быть указаны (ч.5.1 ст.48 ЖК РФ):

  • сведения об участнике ания;
  • сведения о документе, подтверждающем право собственности на квартиру/комнату в МКД участника ания;
  • решения по каждому вопросу повестки дня:”за”, “против” и “воздержался”.

Инициатор общего собрания должен предоставить оригиналы решений и протокола ОСС в свою управляющую компанию в течение 10 дней после проведения мероприятия (ч.1 ст.46 ЖК РФ).

Решения общего собрания собственников помещений в МКД, принятые по итогам ания с использованием ГИС ЖКХ, автоматически формируются в протокол ОСС и размещаются в системе в течение одного часа после окончания ания (ч.11 ст.47.1 ЖК РФ).

Управляющая компания в течение 5 дней с момента получения решений и протокола ОСС должна в установленном законодательством порядке направить их в ГЖИ для хранения в течение 3 лет, в том числе с использованием ГИС ЖКХ (ч.1.1 ст.46 ЖК РФ).

То есть, проводите ли вы очно-заочное собрание собственников жилья по старинке либо с использованием системы, в любом случае оригиналы решений и протоколов ОСС будут направляться в ГЖИ.

Только в первом случае это будут бумажные документы, а во втором электронные версии.

Шаг 6. Информирование о результатах ания и принятых решениях

Итоги ания и принятые на ОСС решения доводятся до сведения всех собственников жилья инициатором проведения собрания в течение 10 дней с момента их принятия. Информация размещается в доступном для всех жильцов помещении дома (ч.3 ст.46 ЖК РФ). Например, на информационной доске или на входной двери в подъезде.

Шаг 7. Размещение результатов ания

Решения собственников помещений в МКД, принятые в ходе очно-заочного ания на общем собрании, должны быть в обязательном порядке опубликованы не позднее 10 дней с момента проведения ОСС в четырёх источниках раскрытия информации, утверждённых законодательством:

  • на сайте Реформа ЖК
  • на сайте УК
  • на сайте ГИС ЖКХ
  • на информационных стендах в офисе УК

О том, как заполнять сведения о проведённом общем собрании собственников помещений в МКД по форме Минстроя 2.7, читайте здесь.

Если у вас остались вопросы, вы всегда можете обратиться к нам за консультацией. Мы помогаем управляющим компаниям соответствовать ФЗ N 209 (заполнение ГИС ЖКХ). А ещё мы запустили сервис по проведению ОСС «ОСС на 100%». Теперь организовать общее собрание собственников станет проще. Мы всегда рады вам помочь!

Источник: https://roskvartal.ru/provedenie-oss/6181-instrukciya-po-provedeniyu-oss-v-forme-ochno-zaochnogo-golosovaniya

7 правил проведения собрания

Правила ведения собрания

Что может быть хуже бесконечного собрания — оно все тянется, тянется и тянется! Вы как руководитель должны позаботиться о том, чтобы никто не отклонялся далеко от темы и не затягивал выступление. И как помочь людям сосредоточиться, не превращаясь в надсмотрщика и не подавляя инициативу?

Что говорят специалисты

Одно приятно: правила модерирования все же не высшая математика, и вы, скорее всего, и так знаете, как себя вести. Но вот в чем проблема: чтобы не дать собранию сойти с рельс, нужна дисциплина, и мало кто готов сделать над собой должное усилие.

«Кто-то не задумывается, как надо вести встречу, кого-то не научили, а кому-то и подготовиться было некогда», — говорит Роберт Поузен, старший преподаватель Гарвардской школы бизнеса, сотрудник Брукингского института, автор книги «На пике возможностей. Правила эффективности профессионалов».

«В компаниях в наши дни темп работы ускоряется колоссальными темпами, и менеджеры просто не успевают заранее обдумать, как будет организована та или иная встреча», — подтверждает Роджер Шварц, организационный психолог, автор книги «Smart Leaders, Smarter Teams». Но, выиграв минуты сегодня, вы проиграете часы завтра.

Так что не жалейте усилий, готовясь к еженедельному командному обсуждению или расширенному собранию всей организации, где будет обсуждаться стратегия работы отдела или всей фирмы. Вот несколько способов, как сделать очередное собрание продуктивнее всех предыдущих.

Четко обозначьте цель

Многих проблем удастся избежать, если сразу определить цель встречи. Шварцу запомнился плакат в конференц-зале компании Intel: «Не начинайте собрания, если не знаете, зачем оно нужно». Разумный совет. Заранее рассылайте материалы по повестке дня, чтобы участники знали, о чем пойдет речь.

Если надо, составьте список тех тем, которые вы не будете обсуждать. Шварц рекомендует писать его в виде вопросов, то есть не «Обсудить график по видеофильмам», а «Когда будут готовы видеофильмы?» — тем самым сразу задается требуемый результат.

Рядом с каждым пунктом имеет смысл обозначить роли участников собрания — от кого вы ждете информации, от кого свежих идей, кто принимает решения.

Контролируйте размер

Собрание может выйти из-под контроля, если соберется слишком много людей. «С большой вероятностью участники будут невнимательны, никто не захочет брать на себя ответственность за происходящее», — говорит Поузен.

Но недостаточное количество участников также не обеспечит нужного разнообразия мнений. Зовите только тех, кто действительно пригодится. «Не надо приглашать каждого, кто имеет хоть какое-то отношение к теме, — советует Поузен.

— Если вы боитесь кого-то обидеть, пошлите этому человеку резолюцию и другие материалы собрания, чтобы он был в курсе».

Задайте верный тон

От менеджера зависит, насколько свободно люди высказывают свое мнение. «Вам придется собрать воедино все идеи на собрании», — предупреждает Шварц. Нужно настроить людей так, чтобы им хотелось учить и учиться.

Не тратьте время на то, чтобы заставить всех согласиться с вами, но внимательно выслушивайте противоположные мнения и оценки. Признайтесь, что всех ответов у вас нет, впрочем, как нет их ни у кого из присутствующих. Не бойтесь ошибаться.

Шварц говорит: нужно, «чтобы участники воспринимали собрание как пазл или мозаику —каждый выкладывает свой кусок и все вместе собирают общую картинку».

Обуздывайте болтунов

«Люди часто произносят речи, вместо того чтобы задавать вопросы», — напоминает Поузен. Обуздать болтуна трудно, однако подчас другого выхода нет. Шварц предлагает такую формулу: «Окей, Боб, ты прав на все сто, и нам имеет смысл обсудить это отдельно».

Бобу придется согласиться, и в этот день он уже не попытается вновь произнести ту же речь по иному поводу.

А если среди членов команды есть любители вставить словцо, поговорите с ними заранее или во время перерыва и попросите свести свои реплики к минимуму, чтобы предоставить и другим шанс высказаться по делу.

Направляйте разговор в нужное русло

Порой проблема заключается в том, что кто-то говорит пусть и не слишком долго, но не совсем о том. «Если двое или трое затронут смежные, но не относящиеся непосредственно к делу вопросы, дискуссия выродится», — предупреждает Поузен. Нужно вернуть их к главной теме.

Иногда к отвлекающему маневру прибегают намеренно: быть может, выступающий недоволен тем направлением, которое вы придали разговору, или же не желает никому уступать право принимать решение. Не уличайте такого человека в попытке сорвать встречу, а спросите, в чем дело. Поузен предлагает такую формулу: «Вы уже не в первый раз отклоняетесь от повестки дня.

Вас что-то тревожит?» Нужно сразу разобраться с этой проблемой, предотвратить раскол и вернуться к основной теме собрания.

Наводите мосты

«Обычно ведущий переходит к следующей теме, когда сочтет нужным, — рассуждает Шварц, — но собеседники не поспевают за ним и застревают на предыдущих пунктах». Прежде чем перейти к следующему вопросу, спросите, все ли все поняли с предыдущим. «Предоставьте людям время на обсуждение», — советует Поузен. Это способствует большей сосредоточенности разговора.

Умейте правильно закончить

Продуктивное собрание должно заканчиваться на точной ноте, чтобы после него пошла настоящая продуктивная работа.

Поузен предлагает спрашивать участников: «Какие шаги мы дальше предпримем? Какой установим график реализации?» Запишите ответы и разошлите их по электронной почте, чтобы все были в курсе.

Это способствует выработки ответственности: «Никто не сможет сослаться на неосведомленность», — говорит Поузен.

Запомните основные принципы

Следует:

  • Четко сформулировать цель собрания и заранее разослать материалы по повестке дня.
  • Предварительно поговорить с теми, кто склонен к многословности и попросить их быть максимально краткими.
  • Разослать после собрания электронные письма с перечнем ближайших шагов, исполнителей, ответственных за каждый пункт в графике реализации.

Не следует:

  • Приглашать слишком много участников — зовите только тех, кто реально нужен.
  • Переходить к другой теме, пока не все высказались.
  • Отвлекаться на смежные темы. Предложите обсудить второстепенные интересные вопросы в другое время.

Пример № 1: Выслушать всех

Билл Коллинз, вице-президент по техобслуживанию, ремонту и эксплуатации авиакомпании American Airlines, получил задание наладить отношения с членами профсоюза. Для большого разговора Билл организовал массовые заседания, пригласив 6500 его членов.

Никакого успеха эти сборища не имели: «Массовые мероприятия не проводились вот уже пятнадцать лет, а у людей накопилось раздражение, и каждый из них рвался высказаться. Они бы меня охотно вздернули», — вспоминал Коллинз.

Встречи, рассчитанные на час, затягивались на два и долее.

Билл решил кое-что изменить. Прежде всего, стал организовывать собрания по видам деятельности и по сменам, чтобы каждый раз в одном помещении было не более 250 человек. «Они все равно хотели меня повесить, но, по крайней мере, завязался разговор», — говорит он.

Вдобавок он изменил сам ход собрания, заявляя тему в самом его начале и прося всех открыто высказываться о наболевшем. «Я говорил: 'Мы хотим обсудить то-то и то-то.

А что хотите обсудить вы?' И если кто-то пытался высказаться на совершенно другую тему, то Билл отвечал: 'Мы обсудим это подробно, когда перейдем к вопросам и ответам. Годится?'» — и ждал хотя бы кивка, прежде чем двигаться дальше.

Когда Коллинз описал коллегам свой новый метод, многие усомнились, не затянутся ли собрания дольше прежнего, ведь теперь все получили право высказываться. Но Билл был уверен, что все получится. «Рабочие обычно с недоверием относятся к руководству, а этот процесс нас сблизил».

После первого же собрания, проведенного на новый лад, он получил доказательство, в котором нуждался: «Никто не орал. Все беседовали спокойно и сердечно. И в итоге мы закончили встречу на положительной ноте. Лидеры профсоюза сказали, что это было лучшее собрание на их памяти».

Пример № 2. Активно сдерживать мешающих

Когда Бетси Лукс заняла должность исполнительного директора HealthRIght, некоммерческой организации, занимающейся вопросами здравоохранения в штате Род-Айленд, у нее появилась новая обязанность — проводить ежемесячные встречи с двадцатью представителями различных институтов, имеющих отношение к здравоохранению: от профсоюзов, больниц, страховых компаний до адвокатов пациентов. На них требовалось решать накопившиеся проблемы и достигать компромиссов. До прихода Бетси Лукс каждое собрание посвящалось конкретной теме, но при этом отсутствовала четкая структура его проведения и невозможно было принять итоговое решение. В результате все шло вразнобой. «У каждого были свои проблемы — и говорил только о них», — рассказывает Бетси.

Она решила проводить эти встречи иначе — стала сразу определять цель. Это помогло сфокусировать дискуссию. Бетси также старалась наладить отношения с людьми, склонными завладевать разговором. «Реформа здравоохранения охватывает множество весьма острых вопросов.

Каждый из участников переживает только за свою проблему, и некоторые способны бесконечно говорить об одном и том же, ведь им кажется, будто их никто не слушает», — поясняет Лукс. С этими людьми она встречалась до проведения ежемесячного общего собрания, выслушивала их лично и проверяла, верно ли она понимала их точку зрения.

Затем, уже на общем собрании, она с разрешения такого участника излагала его позицию во всеуслышание, но более кратко.

К сложным в общении людям она приставляла «наблюдателя». «Был у нас человек, который всегда повторял одну и ту же речь», — вспоминает Бетси. Она попросила члена президиума сесть рядом с этим болтуном и останавливать его, как только он разойдется.

Ее помощник всякий раз почтительно произносил: «Да, это прекрасная мысль» — и повторял ее, но вкратце. Болтун чувствовал, что его уважили, а Бетси спокойно продолжала собрание.

«Я избавилась от роли регулировщика, но при этом не поссорилась с занудой», — подытожила она.

Такие же методы Бетси использовала и на менее крупных мероприятиях. «В случае, когда собеседников больше одного, я использую такую тактику. Если пригласить нужных людей, разослать четкий план и заранее нейтрализовать трудных участников, все пойдет как по маслу».

Эми Галло
Источник: Harvard Business Review Russia

Источник: https://hr-portal.ru/article/7-pravil-provedeniya-sobraniya

Правила проведения совещаний – подготовка и основные этапы совещания

Правила ведения собрания

Один час личного общения с подчиненными может заменить недельную переписку. Да, технически можно вообще не встречаться. Но куда лучше собрать сотрудников в офисе и, глядя в глаза, рассказать о задачах бизнеса, а заодно и получить обратную связь. В этой статье мы расскажем, как эффективно проводить рабочие совещания, правильно их организовывать и оформлять.

Проведение совещаний нужно сделать системой

Если для сотрудников каждая оперативка – словно снег на голову, толку от таких совещаний будет мало. Работники просто не успеют подготовиться и будут слабо вовлечены в движуху. Поэтому проведение собраний нужно максимально систематизировать.

В идеале такие вещи проводятся по графику, разработанному заранее. Если планерок и оперативок много и все они разные, то и график нужен подробный.

Например: каждую среду – совещание у директора, 25 числа каждого месяца – у начальника отдела продаж и так далее. Это в идеале и когда штат большой. Для маленького бизнеса можно собираться с удобной периодичностью.

Главное – участники совещания должны знать: каждую неделю их вызывают на оперативку.

Зачем проводить совещания

Согласитесь: рабочие вопросы лучше решать лично, глядя друг другу в глаза. Да, связаться миллионом способов вроде скайпа или по переписке в соцсетях – не проблема. Но это все не то. Руководитель, размахивающий руками и с огнем в глазах всегда более убедителен, чем обезличенный голос по телефону, не говоря уже о сухих строках сообщения.

На собраниях можно угадать и настрой сотрудников. Сидят и радостно кивают головами – значит, все в порядке и атмосфера в коллективе нормальная. Даже по глазам опытный босс сразу поймет, доходят его послания до подчиненных или нет.

Еще совещания дисциплинируют работников. Если сотрудник точно знает, что раз в неделю с него спросят за все поставленные задачи, он куда ответственнее относится к их выполнению.

И получать нагоняй при всех, на ковре у начальника гораздо обиднее, чем по телефону. Стоишь, солидный и в костюме от “Бриони”, а тебя отчитывают, как первоклассника.

Нет уж, лучше подобрать перед совещанием все хвосты и гордо рапортовать о выполненных поручениях.

Еще одна важная цель собраний – сплотить коллектив. Когда каждый варится в собственном соку и не имеет площадки для высказываний – это плохо.

Виды совещаний

Совещания бывают плановыми и внеплановые:

  • на плановых совещаниях обсуждаются текущие вопросы работы. Как раз они проводятся по графику, спланированному заранее – отсюда и название. Это могут быть ежедневные пятиминутки для планирования дня, еженедельные и ежемесячные собрания;
  • внеплановые совещания собираются для оперативного решения конкретной задачи, возникшей здесь и сейчас. Могут состояться в любое время.

Готовимся к совещанию правильно

Оперативки не должны стать формальностью вроде “Ну сегодня у нас понедельник, надо бы собраться и пообщаться”. Для того, чтобы встреча прошла с пользой, нужно готовиться. Вот алгоритм подготовки:

  • составьте план совещания. Так вы ничего не забудете и избежите сумбура при изложении задач. Нет плана – нет четкой структуры. Будете плавать, перескакивать с одного на другое. Запутаетесь сами и собьете с толку коллектив;
  • составьте список сотрудников, которых надо пригласить. Здесь все зависит от тематики и поставленных задач. Если собираетесь пообщаться с начальниками отделов касательно повышения продаж, бухгалтера звать не нужно;
  • определите тайминг. Оптимальное время совещания – от 30 минут до часа. Если общаться меньше – вряд ли получится охватить все рабочие вопросы и дать всем высказаться. А провозитесь больше часа – сотрудники начнут сладко зевать и терять нить разговора. Не можете уложиться в час – разбейте совещание на 2 части с небольшим перерывом – 5-7 минут;
  • вспомните прошлое совещание. Рекомендуем начинать общение с того, чтобы пробежаться по задачам, поставленным на прошлой оперативке. Пускай ответственные за их выполнение доложат, как идут дела;
  • прикиньте структуру собрания. Важные и приоритетные задачи ставьте на первый план, а всякие корпоративы и поездки на природу обсуждайте под конец;
  • заранее предупредите сотрудников, которых хотите позвать. Лучше лично или по телефону. Сделаете рассылку – скажут, что не успели прочитать письмо;
  • подготовьте документы. Если нужны какие-то материалы – распечатайте их заранее, чтобы не беситься в последний момент или, хуже того, прерывать для этого совещание. Сделайте копии для всех работников, которым это может понадобится;
  • попросите сотрудников захватить блокноты и ручки. 90 % из того, что прозвучит на собрании, будет тут же забыто. А что написано пером – не вырубишь топором. Пусть сидят и делают свои пометки – самим же потом будет удобнее вспоминать сказанное.

Правила проведения рабочего совещания

Никаких секретных рецептов здесь не существует. Есть набор базовых правил, которые помогут провести совещание с наибольшим эффектом.

Не делайте встречу однобокой

Если совещание, вместо обсуждения рабочих вопросов и полезностей превращается, например, в публичную порку провинившихся или монолог руководителя, толку будет мало. Нужно построить собрание таким образом, чтобы отработать как можно больше разных вопросов. Разбейте встречу на части:

  1. Оглашение плана собрания. Сначала перечислите список вопросов повестки. Совсем кратко – подробности начнутся во время обсуждения самих вопросов.
  2. Пробегитесь по прошлому собранию. Какие задачи ставились, как идет их выполнения, какие возникают трудности.
  3. Начните обсуждение с важных и срочных задач, постепенно переходя к менее значимым.
  4. Если нужно, проведите мозговой штурм.
  5. Попросите собравшихся задать интересующие вопросы. Иногда для них это единственный шанс сделать это. Возможно, не все собравшиеся видят друг друга вне вашего кабинета, а тут, пока все собрались, нужно пользоваться случаем.
  6. Завершите собрание. В конце, как мы уже говорили, можно обсудить вопросы, не касающиеся бизнеса напрямую: жизнь вне офиса, дни рождения сотрудников и так далее.

Не превращайте оперативку в набор формальностей

Проводите встречу как можно проще. Избегайте протокольности и чрезмерной официальщины. Если полчаса выбирать секретаря, оглашать повестку и ать за нее, вести подробный протокол и все такое – то к середине оперативки услышите дружный храп. Не теряйте время и сразу начинайте. Оставьте формальности собраниям городской думы и съездам профкома.

Ведите себя немного строже, чем обычно. Ставьте небольшой барьер между собой и подчиненными. Если в текущей обстановке про субординацию часто забывают, то на совещании этого делать нельзя. Но не перегибайте палку. Когда начальник общается с подчиненными на “ты”, а на оперативках переходит на “вы” – это, как минимум, смешно.

Хвалите подчиненных

Во время совещания не забывайте отмечать тех, кто хорошо поработал. Это мотивирует людей работать лучше – это раз. Человек видит, что его заслуги не остались незамеченными – это два. Да и для других хороший пример.

Знаете, какая претензия больше всего распространена среди подчиненных? Никому не нравится, когда босс замечает только недостатки. Один раз в жизни не сдал проект вовремя – заметят сразу. А пашешь от зари до зари – этого никто не замечает и воспринимают как должное.

Не идите по такому пути. Будьте справедливыми – что может быть проще. Сделали хорошо и вовремя – похвалите, ошиблись – поругайте. Только не делайте исключений.

Наказывать – так всех, никаких любимчиков и предвзятого отношения. Если за одну и ту же провинность одного лишают премии, а у другого даже не замечают – значит, что-то тут не так.

Сотрудники очень тонко чувствуют дискриминацию и предвзятое отношение – так и до конфликта недалеко.

Давайте всем право голоса

Собрание не должно быть монологом руководителя, каким бы хорошим оратором он не был. Поэтому всегда давайте высказаться всем собравшимся. Сделать это проще простого: после каждого пункта собрания спросите присутствующих, нет ли у них вопросов или замечаний. Вообще как можно больше вовлекайте людей в процесс. Приучите их к тому, что вопросы можно и нужно задавать.

Если на собрании есть новички – уделите им чуть больше внимания, чем остальным. Новые работники могут элементарно стесняться высказывать свое мнение. А оно бывает весьма ценным – такие сотрудники имеют свежий взгляд на вещи, недоступный тем, кто много лет в деле. Обращайтесь к ним напрямую, мол, а ты, Иван Иваныч, что об этом думаешь?

Делайте лирические отступления

Если собрание длится более получаса, есть смысл пару раз отвлечься по ходу дела. Вспомните лекции в университете или уроки в школе.

Если преподаватель без остановки 45 минут пишет на доске интегралы, такой урок становится скучным и неинтересным.

Но стоит ему рассказать историю из жизни или элементарно отпустить пару шуток, и лекция получается увлекательной и захватывающей. На такие занятия ходят охотнее, а даже самый сложный материал усваивается лучше.

С оперативными совещаниями тоже самое. Не бойтесь немного отвлечься и поведать собравшимся что-то на отвлеченные темы. Одна-две минуты времени погоды не сделают, а градус официальности и напряженности снимут на ура.

Протокол совещания

Поздравляем, совещание вы провели. Пообщались, вопросы порешали, головами покивали. Все классно, все супер. На самом деле не классно и не супер. Теперь самое главное – закрепить результаты.

Если все останется на словах – будьте уверены: половину поручений работники попросту забудут. Или сделают вид, что забыли. А потом будут бегать один за другим, чтобы уточнить какие-то вопросы.

И что толку от такого совещания?

Итогом собрания должен стать протокол оперативного совещания. Это мегаважный документ, в котором записаны все ходы. Вот что нужно отразить в протоколе:

  1. Дату собрания. Глянув на документ, сотрудники должны понимать, когда было совещание и могут сориентироваться в сроках. А лучше пускай заведут папочки и хранят в них все протоколы. Можно в электронном виде.
  2. Перечень задач. Самый главный пункт. Все поручения должны быть сформулированы внятно и, самое главное, однозначно. Не забывайте: приказ, который может быть понят неправильно, будет понят неправильно.
  3. Список ответственных лиц. Лучше составить протокол в виде таблички, где напротив каждого задания будет указана фамилия или фамилии сотрудников, ответственных за их выполнение.
  4. Срок выполнения задания. В этой же таблице напротив фамилии работника укажите дату, когда поручение должно быть выполнено. Никогда не ставьте крайний срок. Если на выполнение работы дается месяц – укажите в протоколе 3 недели. Так вы дисциплинируете работника и оставите себе и ему время для маневра.
  5. Подписи участников совещания. Подпись – гарантия того, что человек ознакомлен с документом. Обязательно соберите автографы всех, кто присутствовал и кому были поручены задания.

Чтобы не отвлекаться, для ведения протокола пригласите помощника – пусть выполняет обязанности секретаря. Записывает задачи, указывает ответственных и фиксирует все сказанное участниками движухи.

Это если совещание объемное и задач много. Если пришли 3-5 человек на 10 минут – справитесь сами и помощник не нужен. Возьмите лист бумаги или блокнот и делайте пометки. Потом оформите все, как положено.

Можно открыть ноутбук и делать все в экселевской табличке – кому как удобно.

Копии протоколов раздайте всем подчиненным, лучше в бумажном виде. Пусть повесят у себя в офисе и вдохновляются. Не пускайте выполнение поручений на самотек. Иногда зайдите да проверьте, как выполняются ваши поручения и нет ли каких-то трудностей. Бывает, что работы, по каким-то причинам, буксуют, но сотрудники об этом не сообщают.

Подытожим

Рабочее совещание – очень эффективный инструмент общения, если им правильно пользоваться. Сделайте это системой и очень скоро вы почувствуете результат. А заодно и научитесь ораторскому искусству. Желаем успехов!

Источник: https://www.insales.ru/blogs/university/pravila-provedeniya-soveshchaniy

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.